Pentingnya Pengembangan Software Sistem Informasi Akademik yang Terintegrasi

Penulis: Devid Hardi

Salah satu isu sentral dalam pengelolaan data perguruan tinggi yang baik adalah integrasi data. Bisa dikatakan komputerisasi berbagai data penting yang ada diperguruan tinggi menjadi terasa kurang bermanfaat tanpa adanya integrasi data. Apabila dilakukan secara parsial (tidak terintegrasi) akan beresiko terjadi banyak kesalahan data akibat human error serta boros waktu dan jumlah Sumber Daya Manusia (SDM). Sehingga, sebuah aplikasi Sistem Informasi Akademik harus memenuhi syarat integrasi antar modul.

Beberapa contoh integrasi data akademik adalah sebagai berikut:

  1. Data bagian akademik (bidang I) dengan data bagian keuangan (bidang II).
    Berbagai komponen biaya pendidikan sangat berkaitan erat dengan data akademik mahasiswa. Misalnya;

    • Nominal Uang Pembangunan ditentukan berdasarkan Tahun Masuk (angkatan), jenis Program Studi, dan mungkin juga variabel lain yang unik pada sebuah perguruan tinggi.
    • Biaya Pendidikan Per Semester tergantung dari Tahun Masuk, Kelas reguler atau non reguler, Gelombang Masuk atau berbagai variabel atribut akademik lainnya
    • Biaya per SKS tergantung dari jumlah SKS yang diambil mahasiswa yang setiap mahasiswa bisa berbeda jumlah SKS yang diambilnya
    • Kewajiban mahasiswa untuk membayar sebagian atau seluruh biaya pendidikan sebelum pengambilan KRS, sebelum Ujian Tengah Semester (UTS), sebelum Ujian Akhir Semester (UAS), sebelum wisuda dan lain-lain
    • Serta berbagai keterkaitan langsung antara data akademik dengan kewajiban biaya pendidikan mahasiswa.
  2. Data Kehadiran dengan Perhitungan Honor Mengajar Dosen/Asisten dengan dan kewajiban minimal mahasiswa.
    Secara manual, lazimnya pada setiap perkuliahan selalu di catat data kehadiran mahasiswa maupun dosen, baik untuk keperluan internal seperti perhitungan jumlah minimal kehadiran mahasiswa (sebagai syarat untuk diperbolehkan mengikuti ujian), perhitungan honor dosen maupun untuk kepentingan ekternal seperti akreditasi program studi dan institusi.Perhitungan data kehadiran mahasiswa dan dosen secara manual tentu saja sebuah pekerjaan yang banyak sekali dan membutuhkan SDM banyak, demikian juga walaupun telah terdapat sistem data kehadiran terkomputerisasi namun belum terintegrasi dengan syarat minimal kehadiran mahasiswa dan perhitungan honor mengajar dosen, akan membutuhkan effort besar juga untuk menghitung honor mengajar dan menentukan apakah mahasiswa telah memenuhi syarat minimal kehadiran kuliah atau belum.
  3. Integrasi Sistem Informasi Akademik dengan Software LainnyaDalam pengelolaan perguruan tinggi secara utuh, seringkali dibutuhkan koneksi ataupun integrasi data pada sebuah sistem informasi akademik dengan software pendukung perguruan tinggi lainnya seperti software perpustakaan, software kepegawaian, LLPM, LPMI, Manajemen Aset, host to host dengan bank, dan lain-lain.Sebagai contoh; ketika mahasiswa baru telah terdaftar di perguruan tinggi dan telah terdata pada sistem informasi akademik, apakah data mahasiswa harus dientri ulang kembali ketika mendaftar sebagai anggota perpustakaan? Apakah sistem informasi akademik dapat mengetahui mahasiswa yang belum mengembalikan buku yang dipinjam atau kewajiban lainnya pada perpustakaan? Serta berbagai proses operasional harian lainnya yang melibatkan data antara sistem informasi berbagai bidang di sebuah perguruan tinggi.

Sistem yang tidak terintegrasi akan menyebabkan pekerjaan berulang yang tidak efektif, ini juga berarti membutuhkan lebih banyak SDM dan biaya gaji, proses layanan yang lebih lama, serta sangat rentan terjadi kesalahan ataupun perbedaan data di antara masing-masing divisi.

Oleh karena itu, saat ini integrasi data dalam pengembangan sebuah sistem informasi telah menjadi sebuah keharusan.

Share