Pentingnya Software Sistem Informasi Akademik bagi Perguruan Tinggi

Perguruan Tinggi merupakan sebuah organisasi yang besar dan kompleks. Dalam pelaksanaan kegiatan Tri Darma Perguruan Tinggi terdapat begitu banyak aktivistas dan data yang perlu dikelola dengan baik.

Terlepas dari seberapa “besar” atau” masih kecil”nya sebuah Perguruan Tinggi (yang lazimnya dilihat dari jumlah mahasiswa aktif dan akreditasi), seluruh Perguruan Tinggi menghadapi masalah pengelolaan data yang kurang lebih sama kompleknya yaitu pengelolaan data mahasiwa, data nilai, data kurikulum, pembayaran biaya pendidikan, data dosen, laporan-laporan rutin internal, laporan ke DIKTI dan Kopertis serta berbagai hal lainnya yang melibatan banyak orang dalam penanganannya. Hal yang nyaris mustahil dapat dilakukan secara cepat, akurat dan terintegrasi jika dilakukan secara klasik/manual.

Permasalahan klasik yang dihadapi oleh Perguruan Tinggi yang merasa masih terlalu kecil untuk menggunakan teknologi informasi adalah belum ada alokasi dana (yang dianggap mahal) untuk pengadaan infrastruktur dan aplikasi sistem informasi akademik dan merasa ‘masih baik-baik saja’ dengan pengelolaan secara manual (dengan tujuan efisiensi biaya). Pada kenyataannya hal tersebut (pengelolaan secara manual) justru memerlukan biaya yang jauh lebih besar dan menghasilkan layanan yang sangat buruk berupa seringnya terjadi kesalahan data, layanan akademik kepada mahasiswa yang lambat dan rentan kesalahan, pengerjaan hal yang sama berulang kali dan biasanya banyak menghabiskan kertas.

Pengelolaan secara manual artinya membutuhkan jumlah SDM yang lebih banyak, dengan konsekuensi biaya tetap perbulan berupa gaji pegawai untuk pengelolaan data menjadi lebih besar yang jika diakumulasi dalam waktu 3 atau 4 tahun bisa jauh lebih besar daripada biaya pengadaan dan perawatan teknologi pengelolaan data terkomputerisasi. Pengelolaan secara manual juga sangat rentan terjadinya human error, kesalahan manusiawi yang seringkali membuat sebuah pekerjaan terpaksa dilakukan berulang kali (akibat kesalahan-kesalahan kecil maupun fatal) sehingga ada banyak dokumen yang terpaksa harus dicetak (print) ulang, hal ini berarti biaya tambahan untuk kebutuhan kertas, tinta dan printer.

Mustahil melakukan pengelolaan data secara terintegrasi dengan cara manual. Salah satu contoh sederhana, ketika operator di tingkat program studi memasukkan data (entri data) nilai ataupun data pembayaran SPP mahasiswa, apakah ditingkat yang lebih tinggi (Fakultas, Universitas dan Yayasan) data tersebut harus dientri ulang? Apakah ketika unsur pimpinan membutuhkan laporan atau rekapitulasi untuk membuat sebuah kebijakan strategis data yang telah dientri pertama kali di level program studi tersebut bisa digunakan tanpa proses entri ulang data oleh operator lain? Jika harus diketikkan ulang untuk berbagai keperluan lainnnya, artinya telah terjadi pekerjaan berulang untuk hal yang sama yang membutuhkan waktu lebih lama dan juga biaya lebih besar. Bagaimana dengan pemeriksaan kebenaran data (verifikasi) nilai mahasiswa, data keuangan dan lain-lain? Bisa dibayangkan betapa lamanya memeriksa data nilai mahasiswa satu persatu tiap semester, serta memeriksa berbagai data penting lainnya. Berapa nilai waktu yang terbuang percuma akibat inefisiensi kerja tersebut?.

Penulis: Devid Hardi

Share