5 Tips Membuat Executive Summary Untuk Jajaran Pimpinan Perguruan Tinggi
Executive Summary, atau dalam bahasa Indonesia dikenal sebagai Ringkasan Eksekutif, merupakan ikhtisar singkat dari poin-poin utama laporan yang menyediakan informasi penting bagi jajaran pimpinan perguruan tinggi, seperti rektor, wakil rektor, dekan, dan ketua program studi. Dengan Executive Summary, mereka dapat membentuk opini atau mengambil keputusan tanpa harus membaca keseluruhan data.
Mengapa Membuat Executive Summary Itu Penting?
Jajaran pimpinan perguruan tinggi, yang umumnya terdiri dari rektor, wakil rektor, dekan, dan ketua program studi, sering kali memiliki jadwal yang padat sehingga mungkin tidak memiliki waktu untuk membaca seluruh laporan secara mendetail. Executive Summary berperan penting dalam menyajikan informasi kunci yang diperlukan bagi mereka untuk mengambil keputusan atau tindakan.
Dengan Executive Summary yang efektif, pimpinan perguruan tinggi dapat merasa yakin dan mendapatkan gambaran yang jelas hanya dari ringkasan poin-poin utama. Saat menulis Executive Summary, pastikan untuk memperhatikan format dan struktur agar informasi tersaji dengan jelas dan mudah dipahami.
Struktur yang baik untuk membuat Executive Summary
Executive Summary harus menyajikan informasi terpenting dalam bentuk yang ringkas sehingga pimpinan perguruan tinggi dapat segera memahami maksud laporan dan memutuskan tindakan yang tepat. Berikut struktur dasar yang perlu diperhatikan:
- Latar Belakang: Jelaskan konteks dari laporan yang disusun.
- Pertanyaan yang Perlu Dijawab: Setiap pertanyaan harus disertai dengan jawaban dalam ringkasan eksekutif, baik hasil positif maupun negatif, agar pimpinan mendapatkan informasi yang jelas.
- Kesimpulan yang Diusulkan: Jawab secara langsung setiap pertanyaan utama dalam laporan untuk menghindari keharusan membaca laporan lengkap.
- Tindakan yang Diperlukan: Sebutkan tindakan spesifik yang diharapkan dari pimpinan perguruan tinggi, misalnya memberikan persetujuan, masukan, atau saran.
5 Tips Cara Menulis Executive Summary
Singkatnya, Executive Summary yang baik merangkum secara ringkas latar belakang laporan, temuan inti dan metode, serta solusi dan tindakan yang diusulkan yang Anda ingin agar didukung oleh jajaran pimpinan perguruan tinggi.
Berikut adalah beberapa tips penting yang perlu diperhatikan dalam menulis Executive Summary:
- Siapkan Executive Summary dengan Baik: Meski lelah setelah menyusun laporan, jangan tergesa-gesa dalam menulis ringkasan eksekutif. Ingat, ini adalah komponen paling penting dari laporan Anda, mungkin satu-satunya bagian yang akan dibaca oleh pimpinan perguruan tinggi. Sisihkan waktu yang cukup untuk membaca laporan lengkap, kemudian identifikasi tujuan, pertanyaan utama, solusi, dan tindakan yang diperlukan.
- Tentukan Tujuan: Mulailah Executive Summary dengan merangkum tujuan dan sasaran utama laporan. Tujuannya bisa berupa memberikan informasi, mendapatkan masukan, menyetujui pendanaan, atau mengambil keputusan terkait inisiatif baru.
- Identifikasi Pertanyaan Utama: Fokus pada tiga hingga lima tujuan penting yang ingin dicapai. Pastikan setiap poin atau pertanyaan yang Anda masukkan dalam Executive Summary sesuai dengan struktur laporan keseluruhan.
- Usulkan Solusi dan Langkah Tindak Lanjut: Jelaskan solusi yang diusulkan untuk setiap pertanyaan, serta tindakan spesifik yang Anda inginkan dari pimpinan perguruan tinggi. Sampaikan dengan jelas bagaimana solusi tersebut akan menguntungkan perguruan tinggi.
- Gunakan Aplikasi Pendukung: Banyak perguruan tinggi kini menggunakan perangkat lunak manajemen untuk mengoptimalkan rapat. Aplikasi pendukung untuk Executive Summary memungkinkan pembaruan waktu nyata, menghemat waktu dan biaya, serta mengurangi proses manual. Selain itu, aplikasi ini menyimpan semua materi di cloud, sehingga tidak memerlukan kertas dan pencetakan.
Sederhanakan Executive Summary dengan Dashboard Executive SIAKAD 4.0
Untuk meningkatkan efisiensi pengelolaan dan pengambilan keputusan, SIAKAD 4.0 menyediakan fitur Dashboard Executive yang memungkinkan pimpinan perguruan tinggi untuk mengakses dan mengelola Executive Summary secara real-time. Fitur ini tidak hanya menampilkan data secara terperinci, tetapi juga menyajikannya dalam bentuk diagram interaktif. Dengan visualisasi data yang lebih mudah dipahami, pimpinan dapat melihat ringkasan laporan dalam format yang intuitif dan langsung mengidentifikasi tren, pola, serta prioritas penting.
Diagram tersebut mempermudah pimpinan dalam membaca dan menganalisis data kompleks, seperti informasi kinerja akademik, keuangan, serta alokasi sumber daya di perguruan tinggi, tanpa perlu menyaring informasi yang berlebihan. Ini mendukung pengambilan keputusan yang lebih cepat dan tepat, baik dalam rapat virtual maupun tatap muka, sehingga proses perencanaan strategis dan operasional dapat dilakukan dengan lebih efisien.
Dengan menggunakan fitur Dashboard Executive SIAKAD 4.0, pimpinan perguruan tinggi dapat menyusun Executive Summary yang lebih efektif, efisien, dan berbasis data yang akurat. Hal ini tidak hanya meningkatkan kualitas manajemen, tetapi juga memastikan bahwa keputusan diambil berdasarkan informasi yang valid dan terstruktur.
This post has already been read 459 times!
