Skip to content
Implementasi sistem informasi akademik perlu dievaluasi secara berkala agar penggunaannya tetap sesuai dengan kebutuhan kampus. Evaluasi membantu perguruan tinggi melihat proses yang sudah berjalan baik sekaligus mengidentifikasi pekerjaan yang masih dilakukan secara manual.
Hal tersebut menjadi fokus dalam evaluasi penggunaan SIAKAD bersama Universitas Bumi Hijrah Tidore. Pembahasan melibatkan kebutuhan bagian akademik, keuangan, pelaporan PDDikti, kepegawaian, hingga layanan administrasi mahasiswa.
Dari evaluasi tersebut, terdapat sejumlah peluang optimalisasi melalui pemanfaatan fitur yang sudah tersedia, penyesuaian konfigurasi, serta pengembangan layanan sesuai kebutuhan kampus.
Apa yang Menjadi Fokus Evaluasi?
Evaluasi dilakukan untuk melihat penggunaan sistem dalam aktivitas operasional sehari-hari. Beberapa proses yang dibahas meliputi presensi dosen dan mahasiswa, bimbingan akademik, pengelolaan pembayaran, pelaporan PDDikti, serta layanan persuratan.
Pendekatan lintas unit ini memberikan gambaran yang lebih menyeluruh. Kampus tidak hanya dapat mengetahui kendala penggunaan sistem, tetapi juga menentukan tindak lanjut yang paling relevan bagi setiap bagian.
Bagaimana Proses Akademik Dapat Dioptimalkan?
Pada proses presensi, kampus membutuhkan pencatatan kehadiran dosen yang lebih akurat. Sebagai tindak lanjut, tim Suteki Technology akan mengajukan usulan pengembangan geolokasi atau titik koordinat agar posisi dosen saat melakukan presensi dapat diverifikasi. Fitur tersebut masih berupa usulan dan memerlukan kajian lebih lanjut oleh tim produk.
Sementara itu, presensi mahasiswa yang masih dimasukkan satu per satu oleh dosen dapat disederhanakan melalui QR Code. Dosen cukup menampilkan kode melalui portal dan mahasiswa melakukan pemindaian secara mandiri sehingga data kehadiran langsung tercatat di sistem.
Pemanfaatan sistem juga perlu diperkuat pada proses bimbingan PA dan skripsi. Pencatatan secara digital membantu kampus memiliki riwayat bimbingan yang lebih mudah ditelusuri dan dapat mendukung penyusunan laporan BKD.
Selain fitur, penyesuaian hak akses juga menjadi bagian penting. Super Admin dapat memberikan kewenangan kepada admin fakultas untuk membantu presensi apabila dosen mengalami kendala teknis. Mahasiswa yang lupa password juga dapat diarahkan menggunakan menu Lupa Password sehingga pemulihan akun tidak selalu bergantung pada admin.
Bagaimana Pengelolaan Keuangan Dapat Dibuat Lebih Efisien?
Proses pembayaran mahasiswa saat ini masih melibatkan penyerahan slip bank dan pencatatan manual oleh bendahara. Alur tersebut dapat disederhanakan melalui Civitas Pay dengan Virtual Account.
Mahasiswa dapat melakukan pembayaran melalui kanal bank maupun layanan pembayaran yang tersedia. Setelah transaksi berhasil, status pembayaran akan diperbarui secara otomatis di dalam sistem sehingga bagian keuangan tidak perlu memasukkan transaksi satu per satu.
Kampus tetap dapat memberikan kebijakan khusus kepada mahasiswa yang belum menyelesaikan pembayaran. Melalui fitur dispensasi, mahasiswa tertentu dapat tetap memperoleh akses KRS, UTS, atau UAS berdasarkan persetujuan pimpinan.
Evaluasi juga membahas kebutuhan biaya konversi mahasiswa pindahan yang dihitung berdasarkan rentang SKS. Tim teknis dapat menyesuaikan komponen biaya setelah pihak kampus menyampaikan ketentuan rentang dan tarif yang berlaku.
Bagaimana Pelaporan dan Administrasi Kampus Dapat Didukung?
Open Feeder yang masih berada di server lokal membuat admin pelaporan bergantung pada perangkat dan jaringan kampus. Pemindahan instalasi ke server Suteki direkomendasikan agar proses pengecekan dan pengelolaan data PDDikti dapat dilakukan secara lebih fleksibel, dengan tetap memperhatikan keamanan akses dan kebijakan kampus.
Di bagian administrasi umum, pengelolaan kepegawaian, kepangkatan dosen, surat-menyurat, dan aset masih banyak dilakukan secara manual. Kebutuhan tersebut dapat didukung melalui E-Office yang terpisah tetapi terintegrasi dengan ekosistem sistem kampus.
Layanan surat mahasiswa juga dapat disederhanakan melalui add-on Persuratan. Mahasiswa dapat mengajukan surat aktif kuliah atau pengantar PKL melalui portal, sedangkan admin melakukan pemeriksaan dan persetujuan secara digital. Surat yang telah selesai kemudian dapat diunduh secara mandiri.
Apa Dampak yang Dirasakan Kampus?
Penggunaan sistem telah membantu Universitas Bumi Hijrah Tidore mengurangi penggunaan dokumen fisik. Jadwal dan pengumuman yang sebelumnya perlu dicetak kini dapat diakses melalui perangkat mahasiswa.
Integrasi akademik dan keuangan juga membantu mendorong kedisiplinan mahasiswa dalam menyelesaikan kewajiban pembayaran. Namun, kampus tetap memiliki fleksibilitas melalui kebijakan dispensasi.
Selain itu, penggunaan sistem secara bertahap membantu membentuk budaya kerja yang lebih tertib. Dosen dan tenaga kependidikan didorong untuk memperbarui data secara mandiri sehingga proses administrasi tidak selalu bergantung pada satu admin.
Apa yang Dapat Dipelajari Kampus Lain?
Pengalaman Universitas Bumi Hijrah Tidore menunjukkan bahwa optimalisasi sistem tidak selalu harus dimulai dengan menambah fitur baru. Beberapa kebutuhan dapat diselesaikan melalui sosialisasi ulang, penyesuaian hak akses, atau pengaktifan fitur yang belum digunakan secara maksimal.
Evaluasi juga membantu kampus menentukan prioritas. Kebutuhan yang dapat diselesaikan melalui konfigurasi dapat segera ditindaklanjuti, sedangkan kebutuhan yang memerlukan pengembangan dapat dibahas secara bertahap bersama tim produk.
Optimalkan Pengelolaan Kampus dengan SIAKAD 4.0
Hasil evaluasi di Universitas Bumi Hijrah Tidore menunjukkan bahwa optimalisasi sistem dapat dilakukan secara bertahap berdasarkan kebutuhan setiap unit. Melalui SIAKAD 4.0 dan layanan pendukung Suteki Technology, kampus dapat menindaklanjuti beberapa area berikut:
- Layanan akademik yang lebih praktis
Presensi mahasiswa melalui QR Code, pencatatan bimbingan digital, pengaturan hak akses admin, dan pemulihan password secara mandiri. - Pengelolaan keuangan yang lebih efisien
Pembayaran melalui Civitas Pay dapat memperbarui status tagihan secara otomatis, sementara fitur dispensasi tetap memberikan ruang bagi kebijakan khusus kampus. - Pelaporan PDDikti yang lebih fleksibel
Pemindahan Open Feeder dari server lokal dapat membantu admin mengelola pelaporan tanpa bergantung pada satu perangkat di kampus. - Administrasi kampus yang lebih terintegrasi
Add-on Persuratan dapat mendukung pengajuan surat mahasiswa, sedangkan E-Office dapat digunakan untuk pengelolaan surat, kepegawaian, dan aset. - Pengembangan berdasarkan kebutuhan nyata kampus
Kebutuhan seperti geolokasi presensi dosen dapat dicatat dan diajukan kepada tim produk untuk dikaji lebih lanjut.
Tim Suteki Technology mendampingi kampus dalam memetakan kebutuhan, menyesuaikan konfigurasi, serta menentukan prioritas pengembangan agar sistem dapat digunakan sesuai dengan proses kerja dan kebijakan institusi.
→ Request Demo SIAKAD 4.0 [Link Form Request Demo]
→ Hubungi tim Suteki Technology untuk mendiskusikan kebutuhan kampus Anda [Link Whatsapp]
