Bandung – Perjalanan transformasi digital di perguruan tinggi bukanlah proses instan. Ia lahir dari kebutuhan nyata: pertumbuhan mahasiswa, tuntutan pelaporan, hingga kebutuhan layanan yang semakin cepat dan terintegrasi.
Hal inilah yang dirasakan oleh Akademi Sekretari dan Manajemen Ariyanti (ASM Ariyanti), perguruan tinggi jenjang Diploma 3 (Vokasi) yang berdiri sejak 12 Mei 1997.
Dalam wawancara bersama Ibu Ella Julaiha, S.Pd., M.Pd., Pembantu Direktur 1 Bidang Akademik ASM Ariyanti, tergambar jelas bagaimana sistem akademik kampus ini berkembang dari waktu ke waktu mengikuti dinamika kebutuhan institusi.
Dari Sistem DOS ke Kebutuhan Integrasi
Ibu Ella bergabung dengan ASM Ariyanti sejak tahun 2003. Pada masa itu, sistem akademik yang digunakan masih berbasis DOS dan banyak proses dilakukan secara manual.
“Saat itu sistemnya masih under DOS, sehingga input aktivitas mahasiswa, khususnya perwalian, masih dilakukan secara manual,” ungkapnya.
Seiring bertambahnya jumlah mahasiswa, kompleksitas administrasi pun meningkat. Kampus kemudian beralih ke sistem SA3 (Sistem Aplikasi Administrasi Akademik) untuk menjawab kebutuhan tersebut.
Namun, perkembangan organisasi menuntut lebih dari sekadar sistem input data. Dibutuhkan sistem yang mampu mengintegrasikan berbagai bagian dalam kampus akademik, keuangan, dan kemahasiswaan agar tidak berjalan sendiri-sendiri.
Pada tahun 2012, ASM Ariyanti mulai bekerja sama dengan PT Suteki Karya Nusantara untuk melakukan pengembangan sistem yang lebih komprehensif.
Titik Balik di Tahun 2019: Implementasi SIAKAD 4.0
Perubahan paling signifikan terjadi pada tahun 2019 ketika ASM Ariyanti beralih ke SIAKAD 4.0.
Sistem ini menghadirkan integrasi yang sebelumnya belum dimiliki secara optimal.
Menurut Ibu Ella, sebelum integrasi dilakukan, sering terjadi ketidaksinkronan data antarbagian.
Dulu sering terjadi ketidaksinkronan data antara bagian akademik, keuangan, dan kemahasiswaan. Sekarang hal itu sangat terminimalisir
Beberapa perubahan nyata yang dirasakan:
- Perwalian dan KRS Lebih Tertata
Jika sebelumnya input KRS dilakukan oleh staf akademik, kini mahasiswa dapat melakukan perwalian dan pengisian KRS secara mandiri melalui sistem online.
Dampaknya:
- Beban administratif staf berkurang
- Mahasiswa lebih mandiri
- Proses menjadi lebih transparan
- Pembayaran Real-Time
Sistem kini mendukung pembayaran mahasiswa secara real-time. Informasi keuangan langsung terhubung dengan sistem akademik, sehingga meminimalisir kesalahan data.
- Dosen Lebih Mandiri dalam Administrasi Nilai
Dosen dapat melakukan input nilai secara langsung melalui aplikasi. Proses menjadi lebih tertib dan terdokumentasi dengan baik.
Pelaporan Lebih Cepat dan Akurat
Sebagai pimpinan bidang akademik sekaligus operator pelaporan, Ibu Ella merasakan dampak signifikan dalam hal pengelolaan data.
“Sinkronisasi data untuk pelaporan PD Dikti setiap semester menjadi jauh lebih mudah. Saya bisa memperoleh data dengan cepat dan akurat, baik untuk kebutuhan akreditasi maupun monitoring dan evaluasi dari LLDikti
Kecepatan akses data ini menjadi krusial, terutama dalam menghadapi:
- Kewajiban pelaporan rutin
- Persiapan akreditasi
- Permintaan data mendadak dari regulator
Transformasi sistem bukan hanya soal teknologi, tetapi tentang kejelasan alur kerja dan kemudahan memahami tugas utama masing-masing unit.
Ujian Nyata Saat Pandemi: Implementasi E-Study dalam Dua Minggu
Tantangan terbesar datang pada tahun 2020 saat pandemi COVID-19 melanda.
Kebijakan lockdown membuat perkuliahan tatap muka tidak memungkinkan. Dalam waktu singkat, ASM Ariyanti membutuhkan sistem pembelajaran daring yang siap digunakan.
“Alhamdulillah, dalam waktu hanya dua minggu, PT Suteki membantu kami menyediakan aplikasi E-Study.”
Melalui LMS tersebut, kampus dapat mengelola:
- Kehadiran mahasiswa
- Penugasan
- UTS dan UAS melalui fitur Bank Soal
Kalender akademik tetap berjalan tanpa gangguan besar, meskipun seluruh aktivitas dilakukan secara daring.
Lebih dari Sekadar Sistem, Tapi Mitra Jangka Panjang
Menutup wawancara, Ibu Ella menyampaikan harapannya terhadap kerja sama yang telah terjalin lebih dari satu dekade.
“Harapan saya, PT Suteki senantiasa menjadi mitra ideal bagi ASM Ariyanti dalam mengembangkan sistem informasi agar kampus kami semakin maju dan jaya di masa depan.”
Transformasi digital ASM Ariyanti menunjukkan bahwa perubahan sistem bukan sekadar upgrade teknologi, tetapi upaya membangun tata kelola yang lebih terintegrasi, akurat, dan berkelanjutan.
Ketika Sistem Mendukung Kejelasan Alur Kerja
Setiap perguruan tinggi memiliki tantangan masing-masing:
- Ketidaksinkronan data antarunit
- Proses manual yang memakan waktu
- Pelaporan yang kompleks
- Kebutuhan integrasi akademik dan keuangan
Pengalaman ASM Ariyanti menunjukkan bahwa sistem yang terintegrasi membantu kampus bekerja dengan alur yang lebih jelas dan terdokumentasi.
Jika kampus Anda sedang mengevaluasi sistem akademik yang digunakan saat ini, memahami kebutuhan integrasi sejak awal akan membantu proses berjalan lebih efektif.
Ingin Melihat Bagaimana Sistem Terintegrasi Bekerja?
👉 Request demo SIAKAD 4.0 sekarang [Link Form Request Demo]
👉 Konsultasikan kebutuhan kampus Anda melalui WhatsApp kami [Link Whatsapp]
