Skip to content
Pengelolaan data akademik yang baik menjadi fondasi penting dalam pelaporan PDDIKTI. Tantangannya bukan hanya mengirim data, tetapi memastikan informasi yang dilaporkan sudah lengkap, valid, dan konsisten.
Hal tersebut menjadi salah satu pembahasan utama dalam Workshop Pelaporan PDDIKTI: Kolaborasi & Berbagi Praktik Baik Pengelolaan Data Perguruan Tinggi. Kegiatan ini diselenggarakan Suteki Technology pada 20 Oktober 2026 di Hotel Bisanta Bidakara Surabaya dan disiarkan melalui Zoom.
Workshop menghadirkan Iwan Pribadi Dwi Prasetyo, S.M., Kepala Urusan Dokumen & Pelaporan Universitas Muhammadiyah Malang. Ia juga berkolaborasi bersama Suteki Technology sebagai Strategic Knowledge Partner.
Kegiatan turut didukung EzSign/Jasuindo sebagai Main Partner dan Prospera Buana sebagai Supported Partner. Kolaborasi ini memperluas diskusi dari pengelolaan data hingga keamanan dokumen dan ekosistem digital perguruan tinggi.
Mengapa Pengelolaan Data Menjadi Isu Penting dalam Pelaporan PDDIKTI?
Pelaporan PDDIKTI berada pada bagian akhir dari rangkaian proses akademik yang panjang. Sebelum dilaporkan, data sudah terbentuk melalui berbagai aktivitas kampus.
Data tersebut mencakup kurikulum, kelas, KRS, nilai, Aktivitas Kuliah Mahasiswa atau AKM, hingga riwayat studi. Karena itu, kualitas pelaporan sangat dipengaruhi proses pengelolaan data sebelumnya.
Jika informasi akademik masih tersebar atau membutuhkan banyak pencocokan manual, pekerjaan operator menjadi semakin kompleks. Kesalahan yang muncul pada tahap awal juga dapat terbawa hingga proses pelaporan.
Workshop ini menekankan satu prinsip penting: pelaporan yang baik dimulai dari pengelolaan data yang baik.
Apa yang Terlihat dari Assessment Awal Peserta Workshop?
Sebelum kegiatan berlangsung, peserta mengisi assessment untuk memetakan kondisi pengelolaan data di perguruan tinggi masing-masing.
Dari 32 respons yang masuk, sebanyak 87,5% responden menyampaikan masih menggunakan alur manual atau semi-manual menuju proses pelaporan.
Beberapa pekerjaan yang dinilai masih membutuhkan waktu dan effort cukup besar antara lain:
- input manual KRS, nilai, dan AKM sebesar 62,1%;
- pengecekan SKS atau nilai untuk kebutuhan PISN dan ijazah sebesar 44,8%;
- pencocokan data pengajaran dosen untuk BKD/SISTER sebesar 44,8%;
- rekapitulasi manual untuk kebutuhan laporan sebesar 41,4%;
- sinkronisasi berulang dan penanganan error sebesar 31%.
Peserta juga menyampaikan beragam pengalaman terkait pengelolaan data. Beberapa di antaranya berkaitan dengan perbedaan IPK, KRS, riwayat studi, transkrip, dan jumlah SKS.
Topik lain mencakup eligibility PISN, proses sinkronisasi, serta perbedaan jumlah mahasiswa aktif antar sistem.
Angka tersebut menggambarkan kondisi responden assessment peserta workshop. Data ini tidak dimaksudkan untuk mewakili seluruh perguruan tinggi di Indonesia.
Meski demikian, temuan tersebut memberikan gambaran mengenai jenis pekerjaan yang masih dihadapi sebagian pengelola data perguruan tinggi.
Pelaporan PDDIKTI Tidak Dimulai dari Neo Feeder
Salah satu insight penting dalam workshop adalah memahami posisi Neo Feeder dalam keseluruhan alur data akademik.
Neo Feeder berperan pada proses pelaporan menuju PDDIKTI. Namun, kualitas data tidak baru dibentuk ketika operator membuka aplikasi pelaporan.
Data sudah terbentuk sejak mahasiswa menjalani proses akademik di kampus. KRS, kelas, nilai, AKM, dan riwayat studi merupakan bagian dari alur tersebut.
Karena itu, fokus perguruan tinggi sebaiknya tidak hanya pada pertanyaan:
“Apakah data berhasil dikirim?”
Pertanyaan berikutnya juga perlu dijawab:
“Apakah data yang dikirim sudah sesuai dengan kondisi akademik sebenarnya?”
Perubahan sudut pandang ini penting. Pelaporan tidak lagi dilihat sebagai pekerjaan akhir operator, tetapi sebagai hasil dari tata kelola data seluruh kampus.
Mengapa Validasi Data Perlu Dilakukan Sebelum Periode Pelaporan?
Validasi akan lebih efektif jika dilakukan selama proses akademik berlangsung. Kampus tidak perlu menunggu menjelang batas pelaporan untuk menemukan ketidaksesuaian.
Data identitas mahasiswa, KRS, nilai, AKM, SKS, dan transkrip dapat diperiksa secara bertahap. Data dosen dan pengajaran juga perlu mendapatkan perhatian yang sama.
Dengan pola tersebut, anomali dapat diketahui lebih awal. Operator memiliki waktu lebih banyak untuk melakukan pengecekan bersama unit terkait.
Pendekatan ini juga penting menjelang proses kelulusan. Data yang telah tervalidasi membantu kampus mempersiapkan kebutuhan seperti PISN dan dokumen akademik secara lebih terstruktur.
Mengapa Pengelolaan Data Bukan Hanya Tanggung Jawab Operator PDDIKTI?
Operator memiliki peran penting dalam pelaporan. Namun, sebagian besar data yang dikelola operator berasal dari unit lain.
Program studi mengelola proses pembelajaran dan kurikulum. Bagian akademik menangani aktivitas mahasiswa, sementara unit lain dapat mengelola data dosen atau kebutuhan administrasi berbeda.
Data yang sama kemudian digunakan untuk banyak kebutuhan. PDDIKTI, SISTER/BKD, pimpinan, program studi, dan administrasi akademik dapat membutuhkan informasi yang saling berkaitan.
Jika masing-masing unit memiliki sumber informasi berbeda, risiko perbedaan versi data semakin besar.
Karena itu, kualitas data sebaiknya menjadi tanggung jawab bersama. Operator tidak seharusnya menjadi titik akhir seluruh persoalan data kampus.
Integrasi Sistem Saja Belum Cukup
Integrasi sering dipahami sebagai kemampuan dua aplikasi untuk bertukar data. Padahal, tata kelola yang baik juga membutuhkan integrasi proses kerja antarunit.
Kampus perlu mengetahui siapa yang bertanggung jawab membuat data. Mekanisme pengecekan dan waktu pembaruan juga perlu disepakati.
SOP kemudian membantu memastikan proses tersebut dapat dijalankan secara konsisten. Komunikasi antarunit tetap diperlukan ketika terdapat data yang membutuhkan klarifikasi.
Artinya, teknologi dan proses kerja perlu berkembang bersama.
Sistem yang terintegrasi dapat membantu mengurangi pekerjaan berulang. Namun, manfaatnya akan lebih besar jika setiap unit memahami perannya dalam menjaga kualitas data.
Dari Data Silo Menuju Sumber Data yang Lebih Konsisten
Salah satu tantangan dalam transformasi digital adalah munculnya data silo.
Data silo terjadi ketika informasi tersedia, tetapi tersebar pada unit atau sistem yang berbeda. Akibatnya, setiap bagian dapat memiliki versi data sendiri.
Kondisi tersebut meningkatkan kebutuhan pencocokan dan rekonsiliasi. Operator sering menjadi pihak yang harus menyatukan perbedaan tersebut menjelang pelaporan.
Perguruan tinggi dapat mulai bergerak menuju sumber data yang lebih konsisten. Data akademik sebaiknya dikelola sejak proses operasional, lalu digunakan kembali untuk kebutuhan berikutnya.
Tujuannya bukan sekadar menyimpan semua informasi dalam satu tempat. Yang lebih penting adalah memastikan unit kampus menggunakan data yang selaras.
Insight: Masalah Pelaporan Sering Berawal dari Proses Sebelumnya
Error atau perbedaan data biasanya terlihat ketika proses pelaporan dilakukan. Namun, sumber masalahnya belum tentu berada pada aplikasi pelaporan.
Ketidaksesuaian dapat berasal dari proses akademik sebelumnya. Misalnya, KRS belum lengkap, status aktivitas mahasiswa belum sesuai, atau nilai belum masuk secara konsisten.
Inilah alasan pengelolaan PDDIKTI perlu dilihat dari hulu ke hilir.
Kampus membutuhkan sistem untuk mengelola proses akademik. Data kemudian perlu divalidasi sebelum digunakan pada tahap pelaporan.
Dengan pola tersebut, operator tidak hanya memperbaiki data ketika masalah sudah muncul. Kampus dapat membangun proses pencegahan sejak awal.
Bagaimana SIAKAD 4.0 dan Open Feeder Ditempatkan dalam Alur Data?
Dalam workshop, Suteki Technology turut memperkenalkan pendekatan pengelolaan data melalui SIAKAD 4.0 dan Open Feeder.
SIAKAD 4.0 ditempatkan sebagai fondasi untuk mengelola proses dan data akademik kampus. Open Feeder berada pada tahap berikutnya untuk mendukung proses pelaporan dan sinkronisasi PDDIKTI.
Alurnya dapat dipahami secara sederhana:
Proses Akademik → Pengelolaan Data di SIAKAD → Validasi → Open Feeder → Neo Feeder/PDDIKTI
Pembagian fungsi ini penting.
SIAKAD bukan sekadar aplikasi untuk menghasilkan file pelaporan. Sistem akademik menjadi tempat data dibentuk melalui aktivitas operasional kampus.
Sementara itu, Open Feeder merupakan tools pada sisi hilir. Fungsinya membantu operator dalam proses input, pelaporan, dan sinkronisasi menuju PDDIKTI.
Dengan pendekatan tersebut, transformasi digital tidak hanya memindahkan proses manual ke aplikasi. Kampus dapat membangun alur data yang lebih terstruktur dari proses akademik hingga pelaporan.
Transformasi Digital Kampus Tidak Berhenti pada Data PDDIKTI
Workshop juga memperluas pembahasan menuju ekosistem digital perguruan tinggi.
EzSign/Jasuindo membagikan insight terkait keamanan dan digitalisasi dokumen akademik. Pembahasannya mencakup tanda tangan elektronik tersertifikasi, dokumen elektronik, security printing, dan autentikasi dokumen.
Sementara itu, Prospera Buana memperkenalkan berbagai solusi pendukung akademik dan penelitian. Ruang lingkupnya mencakup e-resources, plagiarism checker, tools penelitian, learning platform, library system, dan digital credential.
Beragam topik tersebut menunjukkan bahwa transformasi digital tidak hanya berkaitan dengan satu sistem.
Data akademik, proses pembelajaran, dokumen, penelitian, dan layanan pendukung merupakan bagian dari ekosistem yang saling berkaitan.
Perguruan tinggi tidak harus mengimplementasikan semuanya sekaligus. Hal yang lebih penting adalah memiliki arah pengembangan yang sesuai dengan kebutuhan institusi.
Bagaimana Respons Peserta terhadap Workshop Pelaporan PDDIKTI?
Evaluasi peserta Zoom menunjukkan respons positif terhadap kegiatan.
Pembahasan workshop memperoleh rata-rata penilaian 4,44 dari 5. Sebanyak 88% responden evaluasi memberikan nilai 4 atau 5.
Beberapa materi yang dinilai bermanfaat berkaitan dengan kesiapan data akademik dan alur data menuju PDDIKTI. Peserta juga menyoroti pembahasan validasi dan integrasi sebagai topik yang relevan.
Selain itu, peserta menyampaikan sejumlah kebutuhan pembahasan lanjutan. Topiknya mencakup troubleshooting pelaporan, PISN dan eligibility, RPL, serta integrasi SISTER.
Sinkronisasi antara SIAKAD, Open Feeder, dan Neo Feeder juga menjadi salah satu topik yang diminati. Hal ini menunjukkan kebutuhan edukasi operator masih cukup luas.
Apa Artinya bagi Perguruan Tinggi?
Workshop ini memberikan satu pesan penting: target tata kelola data sebaiknya tidak berhenti pada “berhasil lapor”.
Kampus perlu membangun data yang lengkap, valid, konsisten, aman, dan dapat digunakan kembali. Data tersebut kemudian dapat mendukung operasional, evaluasi, maupun pengambilan keputusan.
Perguruan tinggi dapat memulai dengan memetakan alur data saat ini.
Lihat dari mana data berasal, siapa yang mengelolanya, dan bagaimana proses validasi dilakukan. Periksa juga apakah unit yang berbeda sudah menggunakan sumber informasi yang konsisten.
Selanjutnya, identifikasi pekerjaan yang masih banyak dilakukan secara manual. Proses yang berulang dapat menjadi prioritas untuk dievaluasi dan diintegrasikan.
Pendekatan seperti ini membuat transformasi digital lebih terarah. Teknologi digunakan untuk memperbaiki proses, bukan sekadar menambah aplikasi.
Ringkasan
Workshop Pelaporan PDDIKTI Suteki Technology diselenggarakan pada 20 Oktober 2026 di Surabaya dan melalui Zoom. Kegiatan membahas praktik baik pengelolaan data perguruan tinggi dari proses akademik hingga pelaporan.
Assessment awal peserta menunjukkan sebagian responden masih menjalankan proses manual atau semi-manual. Beberapa tantangan berkaitan dengan input data, validasi, rekonsiliasi, dan sinkronisasi.
Workshop menekankan bahwa pelaporan PDDIKTI tidak dapat dipisahkan dari pengelolaan data akademik. Kualitas data perlu dibangun sejak proses akademik berlangsung.
Integrasi juga perlu mencakup sistem dan proses kerja antarunit. Dengan begitu, operator tidak menjadi satu-satunya pihak yang bertanggung jawab terhadap kualitas data.
Pada akhirnya, pelaporan yang baik dimulai dari tata kelola data yang baik.
Bangun Pengelolaan Data Akademik yang Lebih Terintegrasi
Jika kampus masih menghadapi input berulang, perbedaan data antarunit, atau validasi yang menumpuk menjelang pelaporan, ini dapat menjadi momentum untuk melakukan evaluasi.
SIAKAD 4.0 membantu perguruan tinggi membangun fondasi pengelolaan data akademik yang lebih terstruktur. Sementara Open Feeder mendukung proses pada tahap pelaporan dan sinkronisasi PDDIKTI.
Pendekatan Suteki Technology tidak hanya berfokus pada penyediaan sistem. Implementasi juga didukung melalui diskusi dan pendampingan sesuai kebutuhan operasional perguruan tinggi.
→ Request Demo SIAKAD 4.0 [Link Form Request Demo]
→ Konsultasikan kebutuhan pengelolaan data dan pelaporan PDDIKTI bersama tim Suteki Technology [Link Whatsapp]
Suteki Technology — Mitra Ideal Transformasi Digital Perguruan Tinggi.
