Kondisi terkini di Indonesia terkait perpanjangan masa Status Darurat Corona (Covid-19) berdampak signifikan pada seluruh aspek kehidupan kita, termasuk pada sektor pendidikan. Situasi ini tentu akan berdampak besar bagi berbagai aktivitas kampus, salah satunya proses Penerimaan Mahasiswa Baru sebagai agenda rutin kampus mendapatkan mahasiswa baru.
Pembatasan aktivitas keluar rumah dan himbauan #dirumahaja dalam rangka upaya pembatasan penyebaran pandemi virus Corona tentu akan sangat menghambat metode promosi dan pendaftaran konvensional, jika pihak manajemen kampus tidak tanggap dan tidak segera mengambil keputusan tepat dalam situasi saat ini, bisa diprediksi akan terjadi penurunan yang signifikan jumlah mahasiswa baru yang masuk perguruan tinggi tersebut pada tahun ajaran baru mendatang.
Jika pihak manajemen kampus tidak tanggap dan tidak segera mengambil keputusan tepat dalam situasi saat ini, bisa diprediksi akan terjadi penurunan yang signifikan jumlah mahasiswa baru yang masuk perguruan tinggi tersebut pada tahun ajaran baru mendatang
Bagaimana sebaiknya pihak kampus menghadapi tantangan ini ?, berikut 5 tips jitu yang bisa dibagi oleh Suteki yang telah berpengalaman sekitar 15 tahun dalam membantu pembuatan aplikasi manajemen perguruan tinggi di berbagai kampus di Indonesia.
1. Promosi Digital Marketing
Metode promosi konvensional seperti membagi-bagi brosur, kunjungan ke sekolah-sekolah atau pameran pendidikan jelas sangat tidak relevan untuk dilakukan saat ini, semua sekolah dan perguruan tinggi sementara menghentikan aktivitas rutin digantikan dengan sistem pembelajaran online / daring.
Namun jangan kawatir, karena selalu ada jalan lain untuk mencapai suatu tujuan. Cara terbaik saat ini adalah dengan menggunakan promosi Digital Marketing, antara lain website yang menarik dan informasi jelas tentang kampus Anda, buat konten gambar-gambar menarik, artikel berkualitas dan video kreatif, optimalkan media sosial seperiti channel youtube, facebook, instagram, twitter dan lain-lain
2. Pendaftaran yang simple dan cepat
Cara pendaftaran melalui pengisian formulir kertas kemudian diserahkan kepada panitia PMB jelas tidak mungkin dilaksanakan dalam situasi seperti saat ini, bahkan menggunakan google form sudah tidak memadai untuk memberikan layanan cepat agar calon mahasiswa tidak terlanjur pindah ke lain hati sebelum panitia PMB sempat memfollow-up mereka melalui balasan email ataupun telpon calon mahasiswa satu per satu.
Setelah calon mahasiswa tertarik dengan promosi kampus Anda, sediakan cara pendaftaran yang simple dan cepat. Jangan dibuat pusing dengan mengisi data yang terlalu banyak di tahap awal. Dan pastikan proses pendaftaran langsung terkoneksi secara otomatis dengan pembayaran uang pendaftaran.
3. Metode Pembayaran Praktis
Salah satu masalah besar pada sistem penerimaan mahasiswa baru konvensional adalah cara pembayaran, calon mahasiswa mau membayar uang pendaftaran saja dibuat susah. Setelah selesai mengisi dan menyerahkan formulir yang isiannya sangat banyak dan membosankan saat mengisi, calon mahasiswa harus menunggu kode bayar atau nomor rekening PMB kampus (lazimnya hanya punya pilihan 1 atau 2 Bank saja), kemudian membayar di rek Bank yang ditunjuk untuk kemudian melaporkan kembali secara manual kepada panitia. Kecuali bagi sebagian kecil kampus terkenal seperti ITB, UI, UGM dan kampus terkenal lainnya.
Di tahap ini, ada cukup banyak calon mahasiswa yang berguguran tidak jadi mendaftar dan memilih pindah mendaftar ke kampus lain karena diajak teman atau faktor-faktor lain.
Sebaiknya sediakan metode pembayaran yang praktis. Calon mahasiswa jangan dibuat pusing dan sulit saat proses bayar, setor secara manual dan kemudian harus melaporkan kembali secara manual bukti bayarnya. Sediakan banyak opsi channel pembayaran online (seperti pilihan banyak rekening bank, pembayaran melalui internet banking atau mobile banking, seluruh ATM, kantor pos, toko modern, dll) dan update status pembayaran secara otomatis.
4. Computer Based Test
Dalam kondisi normal, ujian online menggunakan Computer Based Test (CBT) masih bersifat optional, kampus dan program studi tertentu masih mewajibkan dilaksanakan ujian tertulis dan wawancara on site di kampus. Dalam kondisi darurat seperti saat ini, jika harus dilaksanakan on site maka konsekuensinya seleksi penerimaan baru bisa dilaksanakan setelah semua bisa beraktivitas normal kembali, dan itu bisa berarti waktunya telah masuk pada tahun ajaran baru berikutnya.
Pilihan ada di manajemen kampus, ada baiknya dipertimbangkan opsi penggunaan sistem ujian online, Computer Based Test (CBT), yang langsung terkoneksi dengan sistem PMB Online, sehingga calon mahasiswa dapat ujian online kapan saja dan dimana saja. Karena sistem ujian onsite secara konvensional tidak relevan dengan kondisi saat ini.
5. Pengumuman dan Daftar Ulang Online
Setelah mengikuti test seleksi atau seleksi dokumen untuk jalur penerimaan non test, usahakan calon mahasiswa dengan segera dapat mengetahui status kelulusannya.
Siapkan fitur pengumuman online yang memudahkan calon mahasiswa mengetahui status hasil seleksinya secara realtime. Dan jangan lupa sediakan cara pembayaran biaya daftar ulang yang cepat dan praktis.
Semoga bermanfaat.
