Pengelolaan sistem akademik di perguruan tinggi tidak berhenti pada tahap implementasi. Seiring berjalannya waktu, evaluasi Sistem Akademik di STAI Nur Elgazy dilakukan secara berkala menjadi langkah penting untuk memastikan sistem benar-benar mendukung operasional kampus secara optimal dan berkelanjutan.
Hal ini juga dilakukan dalam kunjungan tim CRM Suteki Technology ke STAI Nur El Ghazy, Bekasi, dalam agenda monitoring tahunan, evaluasi kendala, serta optimalisasi modul sistem akademik (SIAKAD).
Evaluasi ini merupakan bagian dari komitmen bersama antara kampus dan tim Suteki Technology dalam memastikan implementasi sistem berjalan optimal secara berkelanjutan.
Sistem Akademik Telah Berjalan, Menuju Tahap Optimalisasi
Secara umum, sistem akademik di STAI Nur El Ghazy telah digunakan untuk mendukung berbagai proses utama, mulai dari pelaporan hingga operasional perkuliahan.
Seiring dengan pemanfaatan sistem yang semakin aktif, kampus kini memasuki tahap optimalisasi, yaitu bagaimana sistem dapat semakin selaras dengan kebutuhan operasional dan memberikan kemudahan bagi seluruh civitas akademika.
Penguatan Infrastruktur Pelaporan PDDikti
Salah satu fokus evaluasi adalah pada proses pelaporan ke PDDikti.
Saat ini, pelaporan masih dilakukan melalui server lokal (offline), sehingga proses sinkronisasi dilakukan dari lingkungan kampus. Ke depan, terdapat peluang untuk pengembangan ke server online agar:
- proses pelaporan lebih fleksibel
- operator dapat bekerja dari berbagai lokasi
- serta meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan sistem
Selain itu, terdapat kebutuhan penyesuaian data mahasiswa lama agar seluruh data dapat terdigitalisasi secara lebih menyeluruh dan siap untuk kebutuhan pelaporan.
Pengelolaan Keuangan dan KRS yang Semakin Terkontrol
Dari sisi keuangan dan akademik, sistem telah berperan dalam membantu pengelolaan administrasi secara lebih tertib dan terstruktur.
Beberapa implementasi yang sudah berjalan antara lain:
- pengaturan akses KRS berdasarkan status pembayaran
- pencatatan pembayaran cicilan yang tetap terkelola dengan baik
- fleksibilitas metode pembayaran, baik manual maupun digital
Dalam praktiknya, terdapat dinamika penggunaan di lapangan yang menunjukkan pentingnya keseimbangan antara fleksibilitas dan penguatan sistem.
Optimalisasi Modul Skripsi untuk Mendukung Validitas Akademik
Pada modul skripsi, evaluasi menyoroti pentingnya pemahaman terkait pengisian KRS bagi mahasiswa tingkat akhir.
Mahasiswa tetap perlu mengambil KRS skripsi di setiap semester untuk memastikan status AKM (Aktivitas Kuliah Mahasiswa) tetap valid sebagai bagian dari proses akademik dan pelaporan.
Dengan dukungan sistem, proses skripsi dapat berjalan lebih terstruktur, mulai dari:
- pengajuan judul
- unggah proposal
- hingga proses bimbingan
Pengaturan syarat akademik seperti minimal SKS atau IPK juga dapat disesuaikan secara dinamis, sehingga membantu memastikan kesiapan mahasiswa sebelum melanjutkan ke tahap berikutnya.
Penyesuaian Proses Perkuliahan dan Presensi
Dalam operasional perkuliahan, terdapat beberapa masukan yang bertujuan meningkatkan kenyamanan penggunaan sistem, khususnya bagi dosen.
Beberapa di antaranya:
- penyesuaian alur pengisian Berita Acara Perkuliahan (BAP) agar lebih fleksibel
- peninjauan toleransi waktu presensi
- serta pengelolaan kelas gabungan untuk kegiatan tertentu
Penyesuaian ini menunjukkan bahwa sistem terus dikembangkan agar lebih selaras dengan kebutuhan penggunaan di lapangan.
Dukungan Sistem pada Ujian dan Dokumen Akademik
Sistem juga telah mendukung proses ujian dan administrasi akademik secara lebih terstruktur, seperti:
- pencetakan kartu ujian secara mandiri
- validasi kehadiran ujian berbasis status administrasi
- serta kustomisasi dokumen seperti ijazah dan SKPI
Dengan fitur ini, proses administrasi menjadi lebih rapi, terkontrol, dan minim potensi kesalahan.
Pengembangan Layanan melalui Migrasi Portal PMB
Sebagai bagian dari peningkatan layanan kepada calon mahasiswa, STAI Nur El Ghazy juga merencanakan migrasi ke portal PMB yang lebih interaktif.
Portal ini diharapkan dapat:
- menyajikan informasi yang lebih menarik
- menampilkan konten multimedia seperti video
- serta memberikan pengalaman pendaftaran yang lebih modern
Proses migrasi direncanakan dilakukan secara bertahap agar tetap menjaga kelancaran proses pendaftaran yang sedang berjalan, serta didukung dengan pelatihan bagi tim internal kampus.
Optimalisasi Sistem Adalah Proses Berkelanjutan
Dari hasil evaluasi ini, terlihat bahwa implementasi sistem akademik merupakan proses yang terus berkembang.
Kampus yang telah menggunakan sistem tetap memerlukan:
- penyesuaian alur kerja
- peningkatan pemanfaatan fitur
- serta penguatan integrasi antar modul
Pendekatan ini menjadi kunci agar sistem benar-benar memberikan dampak terhadap efisiensi dan kualitas layanan akademik.
Peran Sistem Terintegrasi dalam Mendukung Operasional Kampus
Sebagai mitra transformasi digital perguruan tinggi, Suteki Technology menghadirkan SIAKAD 4.0 yang dirancang untuk mendukung kebutuhan tersebut.
Pendekatan yang digunakan tidak hanya berfokus pada fitur, tetapi pada bagaimana sistem dapat digunakan secara optimal dalam operasional harian kampus.
Dengan sistem yang terintegrasi, kampus dapat:
- mengelola data secara lebih konsisten
- meminimalkan proses manual
- serta meningkatkan efisiensi kerja antar unit
Ingin Mengoptimalkan Sistem Akademik di Kampus Anda?
Setiap kampus memiliki kebutuhan dan tantangan yang berbeda dalam pengelolaan sistem akademik.
Jika saat ini kampus Anda sudah menggunakan sistem namun masih dalam tahap optimalisasi, ini menjadi momentum untuk memastikan sistem tersebut benar-benar mendukung operasional secara menyeluruh.
→ Konsultasikan kebutuhan kampus Anda bersama tim Suteki Technology [Link Whatsapp]
→ Request demo SIAKAD 4.0 dan lihat bagaimana sistem ini bekerja dalam mendukung aktivitas akademik kampus [Link Form Request Demo]
